Naar verwachting wordt in de zomer van 2022 / begin 2023 de Archiefwet 2021 ingevoerd. Deze nieuwe wet vervangt die van 1995 en is meer toegespitst op de digitale werkelijkheid. Parallel hieraan werkt het ministerie van OCW aan het wijzigen van het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Hierin wordt in meer detail beschreven hoe de nieuwe archiefwet moet worden uitgevoerd.
De archiefwet is in de eerste plaats een wet die van toepassing is voor allen die deel uitmaken van de overheid. Kortgezegd vallen alle documenten die een relatie hebben met de uitvoering van taken van een overheidsorgaan binnen de reikwijdte van de archiefwet. In de kern wordt goed archiefbeheer in deze wet weergegeven als het ‘in een goede, geordende en toegankelijke staat’ brengen en beheren van archieven.
Eén van de belangrijkste veranderingen binnen de nieuwe archiefwet ten opzichte van de huidige uit 1995 is dat de overbrengingstermijn van permanent te bewaren archiefbescheiden wordt teruggebracht van 20 naar 10 jaar. De termijn geldt voor archiefbescheiden die zijn opgemaakt na ingang van de nieuwe archiefwet, dus niet met terugwerkende kracht. Blijvend te bewaren informatie bereikt zo eerder de openbare archieven, waar deze duurzaam wordt beheerd en openbaar is waar toegestaan. Digitale overgebrachte archieven worden door het Noord-Hollands Archief beheerd binnen een e-depot; een digitale archiefbewaarplaats.
Dit vraagt iets van de gemeentelijke organisatie m.b.t. het op orde brengen van haar digitale informatiehuishouding. Personeel moet getraind worden en bewustwording over dit onderwerp moet breed worden uitgedragen binnen de organisatie.
De wettelijk verplichting om permanent te bewaren archiefbescheiden over te brengen naar het e-depot heeft gevolgen voor ons applicatielandschap. De impact daarvan is op dit moment nog niet duidelijk. De beheerskosten van de overgebrachte archiefbescheiden vallen binnen de jaarlijkse bijdrage van gemeente Velsen voor de gemeenschappelijke regeling met het Noord-Hollands Archief.
De VNG heeft in een reactie op het concept wetsvoorstel gevraagd om gemeenten te compenseren voor de meerkosten voor de invoering van de nieuwe wet (structureel € 4,26 miljoen). Ook is gevraagd om een uitvoeringstoets op te stellen voor het nu nog niet beschikbare archiefbesluit en de archiefregeling. Vanuit deze uitvoeringstoets wordt waarschijnlijk duidelijk wat de aanvullende kosten zullen zijn.
Bron: https://vng.nl/nieuws/vng-reactie-op-conceptwetsvoorstel-archiefwet-2021