Velsen is in 2021 het project Online Dienstverlening gestart om de ambitie van het college en de raad ten aanzien van het verbeteren van de dienstverlening richting inwoners en ondernemers te realiseren.
Onderdelen van dit project zijn zaakgericht werken en het aanschaffen van een nieuw zaaksysteem. Het opnieuw focussen op de organisatievraagstukken rondom zaakgericht werken biedt kansen om onze online dienstverlening te verbeteren.
Zaakgericht werken (integraal, vraaggericht of vraaggestuurd werken) is het organiseren van werkzaamheden en informatie rondom een vraag van een klant om zo gecoördineerd en integraal een passend aanbod van producten en diensten te leveren.
De klant staat centraal. Door zaakgericht te werken krijgen we grip op processen, werken we effectiever, voldoen we aan wet- en regelgeving en de verbeteren we de dienstverlening.
Gemeente Velsen introduceerde in 2015 het zaakgericht werken in de organisatie. Om het zaakgericht werken te ondersteunen werkt Velsen in het zaaksysteem e-Suite van Atos, wat samen met andere gemeenten binnen de vereniging Dimpact is aanbesteed. Het contract van dit zaaksysteem - en burgerzakenmodule via de Dimpactvereniging - verloopt per juni 2023.
We hebben onderzocht waren van gemeenten die een zaaksysteem hebben aangeschaft. Daaruit blijkt dat het zelfstandig aanschaffen van een zaaksysteem en burgerzakenmodule een grote besparing oplevert. Daarom kiezen we ervoor zelfstandig aan de slag te gaan met het aanschaffen van een nieuw zaaksysteem en een nieuwe burgerzakenmodule.
Om betere integrale dienstverlening op basis van de vraag te realiseren, wordt er eerst gefocust op het organiseren van zaakgericht werken. Zaakgericht werken is bovenal een wijze van organiseren van werkzaamheden waar IT en het systeem pas in tweede instantie om de hoek komen kijken. De activiteiten die hiervoor in 2021 gepland staan zijn visievorming op zaakgericht werken en het laten uitvoeren van een impactanalyse. De aanbesteding, inrichting en implementatie vinden plaats in 2022. Het streven is om per 1 januari 2023 live te gaan met het nieuwe zaaksysteem en de methodiek zaakgericht werken geïmplementeerd te hebben.