Subdoelstelling
Verder
Onder deze doelstellingen vallen vele processen. Een aantal daarvan wordt besproken in de paragraaf Bedrijfsvoering. Een aantal processen met een direct verband in de programma's staat hieronder.
Nieuw vastgoedbeleid: kadernota Vastgoed
De raad stelde op 23 juni 2021 de kadernota Vastgoed vast. Hier hoort een uitvoeringsprogramma en portefeuilleplan bij waarin staat welke acties er komend jaar of op langere termijn zijn voor het gemeentelijk vastgoed (behouden, afstoten, renoveren, slopen, nieuwbouw).
In 2022 wordt geleidelijk een kostprijsdekkende huur per vierkante meter ingevoerd voor het verhuurde gemeentelijk vastgoed. Om dit zorgvuldig te doen, is voor een groot aantal objecten een (nieuwe) meting nodig van de gebouwoppervlaktes.
Op weg naar een Duurzaam en groen Velsen
Natuurlijk geeft Velsen zelf het goede voorbeeld: goed voorbeeld doet goed volgen! We zetten duurzame veranderingen in gang binnen onze organisatie en dragen uit wat we doen. Elke stap die we in de goede richting zetten, van circulaire inkoop tot energiebesparende maatregelen, maken we zichtbaar, om zo inwoners en bedrijven te inspireren. De stappen die we zetten zijn voor ons ook een leerproces; geleerde lessen delen we met relevante partijen.
Verduurzaming gemeentelijke panden
Het verduurzamen van het gemeentelijk vastgoed gebeurt zoveel mogelijk wanneer ook (groot) onderhoud is gepland. Daarnaast houden we rekening met de wettelijke verplichtingen. Jaarlijks in de begroting rekening gehouden met € 400.000 aan duurzaamheidsinvesteringen. Het verduurzamen van het gemeentelijk vastgoed gebeurt zoveel mogelijk wanneer ook (groot) onderhoud is gepland. Daarnaast houden we rekening met de wettelijke verplichtingen. Er zijn al verduurzamingsmaatregelen uitgevoerd en gepland. Eind 2021 wordt een overzicht op van duurzaamheidsmaatregelen die we vanaf 2022 nemen.
Project ‘Maatschappelijk vastgoed’
In 2017 startte de gemeente het programma Maatschappelijk Vastgoed. Doel hiervan is om het maatschappelijk vastgoed toekomstbestendig te maken. Dit doen wij door vierkante meters maatschappelijk vastgoed te verminderen en efficiënter te gebruiken. Ook stimuleren wij de samenwerking tussen de diverse cultuur- en welzijnsorganisaties. Zo zijn er bijvoorbeeld plannen om de bibliotheken meer functies te geven door samenwerking met andere partijen.
Voor dit multifunctionele gebruik worden gebouwen verbouwd of nieuw gebouwd. Deze ontwikkeling leidt ook tot het leegkomen van gebouwen. Voorbeeld hiervan is buurthuis De Spil. Na het herhuisvesten van de activiteiten naar andere locaties, wordt het gebouw begin 2022 gesloopt en kan het perceel worden verkocht.
Toekomst stadsschouwburg Velsen
Naast de bestaande toekomstscenario’s voor de schouwburg wordt, op verzoek van de raad, onderzoek gedaan naar een nieuwe schouwburg in het centrumgebied van IJmuiden. In het najaar van 2021 wordt op 2 momenten met de raad gesproken over toekomst van de Stadsschouwburg Velsen; een technische sessie naar aanleiding van de technische vragen uit de raadssessie van 15 april jl. en een beeldvormende sessie in aanloop naar besluitvorming. Begin 2022 vindt mogelijk besluitvorming door de raad plaats.
In 2022 staat een aantal investeringen én groot onderhoud gepland. Omdat de raad zich nog moet uitspreken over eventuele nieuwbouw, is het nog niet duidelijk of deze werkzaamheden worden uitgevoerd en moet hier in de aanloop naar de beslissing verstandig naar gekeken worden.
Verlenging of nieuwe aanbesteding brandverzekering
De gemeente sloot in 2019 de huidige brandverzekering af voor het gemeentelijk vastgoed. De looptijd van deze verzekering is 3 jaar met een optie voor 2 keer een verlenging van 1 jaar.
De gemeente wil deze brandverzekering per 2022 verlengen, maar de verzekeringsmaatschappij heeft ook de mogelijkheid om de verzekering op te zeggen. In dat geval moet de gemeente aanbesteden. Door marktontwikkelingen gaat de gemeente in beide gevallen veel meer premie betalen.
Wet open overheid en Archiefwet
De Wet Open Overheid (WOO) is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Als de WOO van kracht wordt, vervangt deze wet de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). Het grote verschil tussen de WOO en de huidige WOB is de actieve openbaarmaking van overheidsinformatie, bijvoorbeeld ten aanzien van het verplicht en binnen 14 dagen publiceren van documenten in elf categorieën. Het actief openbaar kunnen maken van de informatie vereist een goede kwaliteit van het informatiebeheer, welke geborgd kan worden door gekwalificeerd personeel. De ingangsdatum van de WOO staat nog niet vast. Verwacht wordt dat de wet niet voor 1 januari 2022 in werking treedt. Na inwerkingtreding zal een verwachte overgangsfase van 5 jaar geboden worden (althans voor de actieve openbaarmaking van de 11 categorieën documenten) en gelden de nieuwe verplichtingen tot openbaarmaking die volgen uit de WOO niet met terugwerkende kracht.
Het bewustzijn met betrekking tot deze nieuwe wetgeving moet binnen de organisatie breed worden uitgedragen. Een en ander gaat namelijk grote gevolgen hebben voor de manier waarop informatie naar buiten wordt gecommuniceerd/gepubliceerd. Deze nieuwe manier van communiceren / publiceren heeft ook gevolgen voor ons applicatie-landschap. In 2021 wordt er een impactanalyse uitgevoerd en wordt het ambitieniveau vastgesteld in samenspraak met het College en de Raad. Uit de impactanalyse moet blijken of de huidige informatievoorzieningen de eisen van deze wet ondersteunt, of dat hier mogelijk nieuwe software voor moet worden gekocht. Vast staat dat gemeenten moeten aansluiten op het Platform Open overheidsinformatie (PLOOI).
In 2022 wordt er een start gemaakt om Velsen technisch en organisatorisch voor te bereiden op de WOO. Dit betekent o.a. de aansluiting op PLOOI, het aanschaffen van een anonimiseringstool, het opleiden van medewerkers en het aanpassen en inrichten van werkprocessen en de organisatie.
Het bestuurlijk ambitieniveau zal van invloed zijn op de kosten in 2022, vanwege de mogelijke invloed die deze zal hebben op het inrichten van de functie WOO Contactfunctionaris, training van personeel en aanschaf / inrichting van ICT systemen.
Het Rijk stelt incidentele en structurele financiële middelen beschikbaar om gemeenten te ondersteunen bij de implementatie en uitvoering van de WOO. voor de uitvoering van deze wet ontvangen we vanaf 2022 € 67.000, dit loopt op naar € 135.000 voor 2026 en latere jaren. Deze structurele middelen zijn bedoeld voor de actieve openbaarmaking, het aanwijzen van een contactfunctionaris en het beheer en onderhoud van systemen. Voor de implementatie is € 80.000 beschikbaar voor een periode van 5 jaar;
Zaakgericht werken
Het contract van ons huidige zaaksysteem en de burgerzakenmodule via de Dimpactvereniging loopt per 1 juli 2023 af. We kunnen geld besparen door zelfstandig een zaaksysteem en burgerzakenmodule aan te schaffen. Dat blijkt uit onderzoek naar ervaringen van andere gemeenten die een zaaksysteem hebben aangeschaft.. Daarom kiezen we ervoor zelfstandig aan de slag te gaan met het verwerven van een nieuw zaaksysteem en een burgerzakenmodule. De activiteiten die daarvoor nodig zijn visievorming, impactanalyse, aanbesteding en invoering. De verwachting is dat de visievorming en impactanalyse voornamelijk in 2021 zullen plaatsvinden en de aanbesteding, inrichting en implementatie in 2022. We streven er naar om per 1 januari 2023 het nieuwe zaaksysteem geïmplementeerd te hebben. Wanneer de implementatie vertraging oploopt is er tot 1 juli 2023 de mogelijkheid om gebruik te blijven maken van het huidige zaaksysteem. Een nieuw zaaksysteem biedt ook kansen om onze online dienstverlening te verbeteren.
Reguliere activiteiten
In dit programmaonderdeel (5.2) zijn diverse processen opgenomen die de organisatie ondersteunen bij het uitvoeren van de wettelijke en overige taken. Hieronder vallen de activiteiten die als overhead worden gezien, zoals bijvoorbeeld Financiën, Human resource, Facilitair (o.a. bodes) en Directie.